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Planeación de la contratación de tecnología de la información

El artículo analiza el conjunto de instrumentos relevantes a la hora de analizar la planeación en la contratación de tecnología de la información (TI).

07/09/2017

Introducción

En la medida en que la contratación de TI ha ido adquiriendo una importancia estratégica para el desarrollo de las entidades de cara, entre otras cosas, a alinearse con la estrategia de Gobierno en Línea, (Tic para la gestión), los recursos destinados a tecnología se han constituido en un renglón importante en las organizaciones. La contratación de TI no se apoya exclusivamente en normas y procedimientos que la ley de contratación proporciona, por el contrario existen otros instrumentos que son importantes de conocer para armonizar con la normativa de la contratación pública.

El Ministerio de Tecnologías de la Información como rector de política pública en tecnología, es el responsable de desarrollar las estrategias de gobierno electrónico para Colombia Gobierno en Línea (GEL) y frente a la contratación de TICs ha dicho que deben responder a estos tres aspectos:  Compras eficientes, agilidad en los procesos y TI que genere valor estratégico.

 

Normas relativas 

Cuando de contratación de tecnología se trata, más allá de la aplicación de procesos y procedimientos de la ley de contratación para la entrega de un bien y/o servicio, debe entenderse que la satisfacción del interés de la contratación está marcado en un norte que traza el Gobierno y que además debe ésta debe estar perfectamente alineada con las estrategias de Estado bajo un Marco de Referencia.  En otras palabras, el interés público a satisfacer, la forma cómo se debe planear la contratación de tecnología, está dictada por el Ministerio de Tecnologías de la Información.

Un ejemplo que demuestra la certeza de lo aquí expuesto es el CONPES 3854 por medio del cual se fija la política nacional de seguridad digital mediante el cual las entidades estatales deben adoptar e implementar el modelo de gestión de riesgos de seguridad digital que realizará Mintic e informar su avance.  A partir de dicho modelo, resultarán protocolos que las Entidades deben adoptar para lo cual estarán abocadas a realizar procesos de contratación, en modo alguno significa que las entidades tienen un papel pasivo.  

Las Oficinas de TI de las Entidades Públicas ahora tienen retos mucho más altos y no en vano se ha dispuesto que deben ser ubicadas en el más alto nivel de las organizaciones estatales (gerencias staff) con funciones estratégicas que trascienden el ámbito de la entidad y con visión de sector por virtud de la interoperabilidad, uno de los fundamentos de la estrategia de GEL.  Su presencia en las entidades estatales busca agregar valor sobre el estado del arte en TI de la Entidad y hacia dónde debe dirigirse, en forma que permita reorientar estrategias y acciones de la Entidad.  Estas Oficinas ya no simples ejecutoras de presupuesto, sino de política pública de TIC, proporcionan una visión externa para ser apropiada internamente.

Es más, este nuevo entorno impone para los profesionales distintos retos tanto para ser un elemento de valor en la Entidad como para la ejecución de las estrategias que adapten a las Entidades a los lineamientos GEL, lo que lleva a que la capacitación de estos profesionales, deba ser incluida como una necesidad a atender.

¿Cómo funciona en la práctica el ejercicio  de planeación de la contratación de TI? veamos las disposiciones que pueden considerarse más relevantes en tratándose de contratación de tecnologías.

Decreto 2573 de 2014 posteriormente compilada bajo el Decreto 1078 de 2015 - Arquitectura TI

El fin de este modelo es que las Entidades Públicas tengan reglas claras sobre cómo usar los recursos tecnológicos para aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión de una entidad pública (Art. 3), todo lo cual se vuelca, en un Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI.

Así, las adquisiciones de la Entidad que en materia tecnológica se establezcan en el plan anual de adquisiciones,  deben responder a su vez a la ejecución del PETI pues este último documento debe contener el diseño del proyecto de inversión para la gestión de TI de la Entidad tanto en un corto, como en un mediano y largo plazo y allí se plasman las necesidades de la Entidad y del sector. Aquí surge el primer y más importante instrumento de planeación que debe armonizarse con el plan de adquisiciones de la Entidad (PAA).  

¿Es posible para una entidad contratar la realización del PETI? la respuesta es afirmativa; en el portal de contratación del Estado Colombiano puede verse el empleo del mecanismo de concurso de méritos por Entidades Estatales para atender a esta necesidad.  ¿Es necesario contar con un PETI?, la obligación es de carácter legal y se soporta en la necesidad de alinear el comportamiento de todas las entidades bajo la estrategia GEL.

Entonces, en la fase de planeación es recomendable que los Documentos del Proceso que se adelanten, den cuenta de cómo una contratación puntual que se va a adelantar responde o ejecuta una actividad del PETI además del PAA y cómo contribuye al desarrollo de la estrategia GEL de la respectiva Entidad Estatal.

Decreto 415 del 7 de marzo de 2016 - Arquitectura Empresarial

Para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones, es responsabilidad de las Entidades Estatales “liderar la definición, implementación y mantenimiento de la arquitectura empresarial de la entidad y/o sector en virtud de las definiciones y lineamientos establecidos en el marco de referencia de arquitectura empresarial (AE) para la gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) del Estado, la estrategia GEL y según la visión estratégica, las necesidades de transformación y marco legal específicos de su entidad o sector”. El MinTic entrega el marco de referencia de AE y las Entidades deben realizar su propia definición, implementación y mantenimiento de la AE y es por ello que es una contratación estratégica de TI. 

La Arquitectura Empresarial es diferente al PETI.  Aunque su regulación está en el mismo Decreto,  su finalidad es realizar un análisis concienzudo de la situación de la gestión de TI en torno a las tecnologías de la información y las comunicaciones lo cual pasa por entender los procesos de la Entidad y cómo la TI colabora con éstos, cuáles son los procesos actuales, cómo son atendidos y cómo pueden mejorarse proponiendo soluciones a las situaciones y en función del direccionamiento estratégico de la UNIDAD.

Desde el punto de vista de política pública, el marco de referencia de la AE señala en el dominio de Gobierno TI, la “Optimización de las compras de TI - LI.GO.06” que le indica a las entidades el deber de realizar las compras de bienes o servicios de Tecnología a través de Acuerdos Marco de Precios (AMP) existentes, en caso que apliquen y dar prioridad a adquisiciones en modalidad de servicio o por demanda. Debe además propender por minimizar la compra de bienes de hardware. 

Este Decreto persigue en materia de contratación, los siguientes objetivos:

  • a. “Liderar los procesos de adquisición de bienes y servicios de tecnología, mediante la definición de criterios de optimización y métodos que direccionen la toma de decisiones en inversión de tecnología de la información buscando el beneficio económico y de los servicios de la entidad”
  • b. Señalar los responsables de liderar la definición, adquisición y supervisión de las capacidades de infraestructura tecnológica, servicios de administración, operación y soporte y velar por la prestación eficiente de los servicios tecnológicos necesarios para garantizar la operación de los sistemas de información y servicios digitales (…)”

Estos objetivos están dirigidos a las dependencias de TI que a partir de este decreto tienen un rol orientador (si pertenecen a los organismos cabeza de sector) y/o uno ejecutor (si se trata de una entidad que pertenece a la cabeza de sector.). Como se ha venido analizando, los criterios de optimización que describe el literal a) nacen de la  AE y como se lee, el ejercicio de contratación debe pasar por definiciones de criterios de optimización que no es otra cosa que el análisis de la totalidad de las modalidades de selección frente al “cómo” invertir en tecnología, recordando que la Entidad Estatal puede optar por cualquiera de las modalidades previstas en la ley de contratación y sus decretos reglamentarios.

Con respecto al lineamiento contenido el marco de referencia de la AE, vale la pena preguntarse si los AMP son el único mecanismo para contratar bienes y servicios de TI, a lo cual la respuesta es negativa.  La optimización de compras bajo esquemas de AMP, no puede ni debe ser el único rasero para definir procesos de adquisición de bienes o de prestación de servicios, de hecho, no es lo recomendado en el lineamiento.  Si bien esta es una herramienta que le ha aportado ahorros importantes al Estado Colombiano , la optimización de la inversión en TIC no debe responder exclusivamente al criterio de precio.  Por lo contrario, el valor de tener un norte claro a través de un ejercicio de planeación totalmente regulado, permitirá encontrar éste o diferentes esquemas  contractuales con los cuales las Entidades puedan cumplir con los propósitos para los cuales fueron creadas, tal como lo recomienda el lineamiento.   Es importante agregar que la descomposición de un proyecto de TI con el único fin de utilizar AMP en bienes o servicios uniformes debe analizarse detenidamente desde el punto de vista del riesgo frente a un proyecto con múltiples actores y la eficiencia de esta decisión frente a la generación de valor para la organización.

Entre más sencilla sea la interacción y el flujo de información, el proyecto resultará menos costoso, más beneficioso para las organizaciones y permitirá la interacción de todos los actores involucrados en el proyecto y la ejecución adecuada del mismo. 

Bibliografía