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¿Cómo diseñar procesos de contratación óptimos?

El artículo analiza las herramientas interdisciplinarias a tener en cuenta para diseñar procesos de contratación óptimos.

14/02/2017

Esta pregunta ocupa por igual a secretarios generales de entidades del Estado y directores de compras de empresas privadas en todos los países. Su respuesta no es trivial, en la medida en que no existe una solución única. Contrario a lo que muchos creen, esta cuestión dista de ser un asunto exclusivo de abogados. De hecho, es un problema que enfrentan organizaciones tanto públicas como privadas continuamente, y que en la mayoría de empresas es enfrentado mediante técnicas económicas y con equipos multidisciplinarios. 

Más allá de las cuestiones exclusivamente legales y regulatorias, los encargados de diseñar y preparar los documentos de un proceso de contratación deben tener en cuenta el comportamiento del mercado del respectivo bien o servicio, así como el comportamiento de los agentes que en intervienen. 

Por este motivo es tan importante elaborar un estudio de mercado completo que permita identificar exactamente qué puede proveer el mercado, quiénes pueden hacerlo, y de qué manera. ¿Qué soluciones existen en el mercado que pueden satisfacer la necesidad que tiene la organización? ¿Qué tipo de proveedores pueden vender el bien o servicios? ¿En dónde están y qué características tienen? ¿Son capaces de entregar los bienes y servicios en cualquier lugar, y en cuánto tiempo pueden hacerlo? ¿Subcontratan parte o la totalidad de lo que venden? 

Un estudio completo también debe permitir entender los posibles riesgos que, en caso de materializarse, impedirían conseguir los objetivos planteados por el proceso. Por ejemplo, si el producto se transa en dólares, sería necesario establecer posibles tratamientos en caso de que la variación de la tasa de cambio fluctúe de manera significativa. O si es necesario un insumo específico para la producción del bien que se quiere adquirir, ¿qué pasaría si este escasea en el mercado? 

También es importante analizar las variables financieras de una muestra de posibles proveedores. En el marco de la contratación pública, esto permite fijar los requisitos habilitantes de un proceso. Para analizar estas variables, la estadística aporta herramientas fundamentales: medidas de tendencia central como la media o la mediana, y de dispersión como la desviación estándar, permiten a quien esté diseñando un proceso entender de mejor manera el comportamiento de sus proveedores. 

La idea de este análisis es que el encargado del proceso pueda concluir a partir de la información de mercado los elementos que debe incluir en el pliego o invitación. La información le debe proporcionar herramientas para establecer qué se puede negociar, cómo lograr que los proponentes compitan, y qué requisitos y condiciones debe solicitar de estos. También debe permitir establecer un aspecto fundamental que muchas veces se pasa por alto pero que termina siendo determinante dentro del diseño de un proceso: las fórmulas de evaluación. Estas son necesarias para otorgar puntaje a las ofertas y determinan el ganador de un proceso.  

La fórmula más simple para puntuar precios, es la que otorga el máximo puntaje a la oferta con el menor precio, y de manera proporcional al resto de las ofertas. Esta fórmula crea incentivos grandes para que los proponentes bajen sus precios, lo cual es útil en aquellos procesos en los que se pueda controlar de manera fácil y sin mayores costos, la calidad de los productos entregados por el proveedor seleccionado. Sin embargo, en muchos otros contextos estos incentivos pueden inducir a los proponentes a ofrecer precios inferiores a los costos de producción, lo cual no es sostenible. Y también debe ser usada con precaución en mercados en los que la calidad puede ser disminuida fácilmente. El uso de estas fórmulas ha llevado a organizaciones a comprar bolígrafos que no escriben, vehículos que no funcionan o comida en mal estado. 

Para establecer la fórmula también hay que tener en cuenta la posibilidad de que los proveedores se conozcan y establezcan entre ellos prácticas restrictivas de la competencia. Es un fenómeno que se conoce como colusión. Si se detectó en el estudio de mercado que la probabilidad de colusión es alta, es recomendable evitar el uso de fórmulas que dependan de las ofertas recibidas, como las que resultan de utilizar promedios o medias geométricas de los valores ofrecidos. La literatura de competencia está llena de ejemplos de colusión en los que algunos proveedores se pusieron de acuerdo para manipular estas fórmulas y conseguir adjudicaciones fraudulentas. 

Estas herramientas deben ser conocidas al interior de las organizaciones, pero no deben ser tomadas como una panacea. Los grupos de compras deben propender por afianzar la gestión de conocimiento sobre el diseño de procesos de contratación. Ante nuevos desafíos es necesario aprender de las lecciones pasadas y privilegiar la innovación.